Aumenta tu Productividad Organizando el Trabajo en Proyectos
¿Es posible comerse un elefante? ¡Por supuesto! La clave es hacerlo un bocado a la vez. Lo mismo sucede con cualquier problema o proyecto que enfrentes en tu trabajo. Para encarar cualquier objetivo importante, te recomiendo utilizar "Proyectos" y la siguiente receta, muy fácil y concreta que te ayudará a simplificar tu trabajo y lograr todos tus objetivos.
1) Entender el problema
Muchas veces nos dedicamos a la tarea con mucha energía, pero sin habernos tomado el tiempo de analizar, entender y planificar los pasos que debemos dar. ¿Ya conoces el costo de trabajar así, verdad? Por eso, entender el problema equivale a tener el 50% de la solución!
Esta es mi sugerencia:
Si tu problema/proyecto es largo o complicado, te sugiero partirlo en "Metas". Es decir aquellos pasos intermedios que debieras lograr en el camino a la solución. Luego, a su vez puedes partir cada Meta en un conjunto de sub-tareas, que son las cosas que debes realizar en su totalidad, para dar dicha meta por cumplida.
Si el problema/proyecto no es tan largo o complicado, puedes obviar un paso y simplemente dividirlo en un conjunto de tareas, que cuando estén terminadas, habrás logrado tu objetivo.
2) Trabajar en las tareas de a una por vez.
Ya tienes tu lista de tareas, además de recibir llamados telefónicos, emails y una infinidad de asuntos para atender. ¿Cómo encarar tanto trabajo? La mayoría aprendemos a hacer varias cosas a la vez y saltamos de tema en tema hasta el cansancio.
Hay estudios que han demostrado que el "multi-tasking" como se lo ha dado en llamar, es poco eficiente ya que se pierde demasiado tiempo al cambiar de una tarea a la otra, provoca aumento del stress y reduce la calidad de nuestros resultados. La respuesta a este problema es el "unitasking", es decir, atacar las tareas de a una por vez, en la medida que sea posible.
Por eso, te sugiero reservar momentos para el teléfono, momentos para el email, y momentos para tu lista de tareas y atacarlas de a una por vez, pasando a la tarea siguiente sólo cuando hayas terminado la anterior. Verás que tus días serán más productivos, y a la vez menos estresantes!
Si quieres simplificar aún más tu trabajo, te invito a conocer la aplicación de "Proyectos" en Groobix.com, que te ayuda a ordenar tu trabajo y el de todo tu equipo con funciones para definir tus "Metas" y "Tareas" y herramientas adicionales para compartir documentos, notas de interés y discutir temas relacionados a cada uno de tus proyectos.
Groobix.com es un conjunto de aplicaciones de negocio y productividad para pequeños negocios y grupos de trabajo. Miles de organizaciones de todo el mundo utilizan Groobix, que se encuentra disponible en inglés y español, y contiene 16 sistemas distintos, desde Tareas, Contactos y Notas, hasta CRM, Facturación, Cobros e Inventarios entre otros.
Gabriela Bailey
La Guía Groobix
http://www.groobix.com
Artículo publicado en
Articulandia.Com
| Sobre el Autor: |
| Gabriela Bailey |
| Gabriela es especialista en marketing digital, y consultoría para pequeñas empresas y grupos de trabajo. |
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